Wrike — новые возможности системы управления проектами в 2023 году

Wrike каждый год проводят конференцию Wrike Collaborate, делится последними новостями, рассказывает про обновления. На конференции в октябре 2022 г. представили новую платформу Wrike Lightspeed, которая призвана бороться с так называемой «темной материей» или «темной стороной» работы, из-за которой увеличивается сложность, стоимость и продолжительность работы над различными проектами.

Понятие «темной стороны» работы эксперты Wrike сформулировали по результатам своего последнего исследования, в результате которого выявили, что

• 78% работников умственного труда дублируют работу своих коллег;
  
  
• 86% руководителей команд сталкиваются с нарушением дедлайнов из-за данных, вовремя не зафиксированных в едином источнике;
  
  
• работа коллектива прозрачна для менеджмента не более, чем на 54%.
  
  

Для борьбы с «темной стороной» работы в сервис внедрили следующие изменения.

Пожалуй, первым главным изменением Wrike является то, что система получила новую домашнюю страницу, сейчас доступную в лаборатории Wrike. Она дает возможность пользователям сразу концентрироваться на главном:

• на полученных уведомлениях;
  
  
• на поставленных пользователю задачах.
  
  

Больше не придется искать специальные дэшборды или настраивать фильтры. Достаточно войти в систему и можно сразу ознакомиться с самыми последними данными для работы.

Еще одно важное изменение - Боковая панель и панель инструментов стала более компактной и удобной. За счет этого пользователи могут еще быстрее ориентироваться в своих задачах и оперативно получать необходимые сведения. Чтобы добраться до нужного проекта теперь достаточно пары кликов. Панель также доступна в лаборатории Wrike.

Важной особенностью Wrike, которая отличает систему от аналогов, является наличие множества видов представления данных. Пользователи Google-таблиц и Microsoft Excel оценят обновленную Таблицу Wrike, которая умеет выводить на экран все необходимые атрибуты задач и проектов.

Таблица не только умеет фильтровать и сортировать данные, но и обладает другим полезным функционалом, к примеру формулами и протягиванием. Таблицы теперь работают быстрее, а работать с задачами и проектами теперь можно не выходя из Таблиц: карточки задач теперь располагаются справа от таблицы.

Те, кто работал в Trello, обязательно оценят и обновленную Доску. Это новый вид представления, который демонстрирует задачи в формате канбан-доски, на которой отображаются максимально информативные карточки задач. Карточки содержат много данных, в том числе:

• сотрудники, назначенные на выполнение задачи;
  
  
• даты выполнения задач;
  
  
• имеющиеся подзадачи;
  
  
• количество задач в разных статусах и многое другое.
  
  

Если необходимо настроить отображение любых других параметров, пользователь может сделать это с помощью настраиваемых полей.

Все это делает Доску полезным инструментом как для непосредственных исполнителей задач, так и для менеджеров, отслеживающих статус задач и соблюдение дедлайнов.

В системе также появился новый вид — Календарь. Он дает возможность в один клик визуализировать длительность проектов и задач на любом уровне: часть проекта, весь проект, проектное портфолио. Календарь позволяет найти наименее загруженные работой дни либо даты с максимальным количеством пересекающихся проектов. Важная особенность нового вида в том, что Календарем можно поделиться даже с теми людьми, которые не имеют доступа к Wrike. Можно всего одним кликом сгенерировать ссылку на информацию по конкретной задаче, чтобы отправить ее сотруднику, клиенту или заказчику.

В Wrike также появилась обновленная Аналитика, призванная помочь менеджерам отслеживать текущую ситуацию по проекту, в том числе:

• количество выполненных задач;
  
  
• количество задач в работе;
  
  
• разбивка по статусам задач и проектов у исполнителей.
  
  

Больше нет необходимости создавать отдельные отчеты и использовать плагины: вся информация о прогрессе проекта доступна в один клик.

Пользователи получили возможность общаться с другими людьми при помощи специальной Формы запросов. Например, у сотрудника команды возникла необходимость получить важные сведения от заказчика, партнера или поставщика в регламентированном виде. Для этого можно создать Форму запросов. Отправка формы автоматически заведет задачу, к которой можно оставлять комментарии.

Не обязательно, чтобы человек, отвечающий на вопросы, имел доступ к Wrike. Форма генерирует ссылку, которую достаточно отправить любым удобным способом, а человеку останется лишь ответить на предложенные вопросы.

Системы управления проектами обычно имеют собственную терминологию, например, пространства и проекты. Однако разные команды именуют сущности по-разному. В новой платформе пользователи Wrike с помощью Настраиваемых типов объектов могут создавать уникальные рабочие элементы с необходимыми параметрами и давать им соответствующие названия самостоятельно, а не выбирая среди предложенных вариантов.

Благодаря этому все члены команды смогут говорить на одном языке. Предположим, HR-отделу необходимо создать объект внутри системы с названием «соискатель» с персональной информацией кандидата на открытую вакансию:

• имя;
  
  
• возраст;
  
  
• опыт работы;
  
  
• желаемая компенсация и т.д.
  
  

В результате сотрудники понимают, о чем идет речь, а рабочие элементы внутри системы не дублируются.

В больших командах часто возникают сложности с распределением прав доступа. Случаются ошибки, в результате которых простые пользователи получают доступ к чувствительной информации, а менеджмент,наоборот, не получает необходимых прав и в нужный момент не может произвести ключевое действие. Обе ситуации способны нести в себе негативные последствия для компании.

Wrike позволяет легко решить подобную проблему посредством настраиваемых Ролей доступа и Типов пользователей. Новые инструменты дают возможность тонко настраивать доступ как для отдельных пользователей, так и для групп сотрудников, а руководство получает полную уверенность в том, что каждый человек будет иметь только строго определенные для него полномочия.

Wrike имеет также уникальную сущность — пространства, именуемые также виртуальными комнатами. Внутри них проекты могут вести конкретные команды, либо там может храниться информация по клиенту и т.п. Это верхнеуровневый иерархический элемент, который дает возможность дополнительно упорядочить работу компании. Проекты и задачи, хранящиеся внутри пространства, могут жить по специальному рабочему процессу, используемому лишь внутри этого конкретного пространства. Использование пространств дает возможность полностью исключить путаницу и ошибки, которые могут появляться при выборе статусов, например, при быстром увеличении сотрудников команды или росте числа процессов/проектов.

За исключением новой Домашней страницы и Боковой панели, все указанные в этой статье нововведения уже доступны пользователям в аккаунтах Wrike. Для доступа к Домашней странице и Боковой панели необходимо зайти в лабораторию Wrike и самостоятельно подключить функции.

Обновленный интерфейс будет доступен и всем новым пользователям, которые зарегистрируют тестовый аккаунт на тарифном плане Team — это идеальный выбор для небольших компаний и команд, работающих одновременно над несколькими проектами. Более подробные данные о тарифных планах можно получить в сравнительной таблице на официальном сайте (на английском языке) или в справочном центре (на русском).

Узнать подробности и возможности обновленной платформы можно на нашем регулярном вебинаре по Wrike. На нем эксперты продемонстрируют весь новый функционал, покажут возможности добавленных и улучшенных инструментов и расскажут, как ими пользоваться. Регистрация доступна по ссылке.