Как создать корпоративную почту – разбираемся на примере Google Workspace

С момента официального «ухода» продуктов Google с территории России процесс создания корпоративной почты на базе Workspace или перехода к другому реселлеру стал откровенно неочевидным. Стал ли он при этом невозможным? Отнюдь. В данном материале мы пошагово разберёмся, как наши клиенты работают с Google Workspace в 2023.

На продуктовой странице, посвящённой Workspace, мы разместили ключевую информацию о продукте и его преимуществах, актуальные цены, а также 2 анкеты:

• для тех, кто собирается впервые поработать с продуктом Google
  
• для тех, кто ранее покупал Workspace у другого реселлера
  

Допустим, ранее вы обслуживались у другого реселлера. Анкета будет содержать следующие пункты:

1. Контактное лицо: как мы можем к вам обращаться
   
2. Ваш e-mail: электронная почта для связи
   
3. Имя домена: в котором будут размещены почтовые адреса
   
4. Ваш текущий тариф: по которому вы покупаете Workspace у текущего реселлера
   
5. Число пользователей (почтовых ящиков): в вашем домене/организации
   
6. Я планирую оплачивать Google Cloud: да/нет, т.к оплата этого сервиса настраивается отдельно
   
7. Наименование компании: название вашего юридического лица
   
8. Карточка компании (ИНН\КПП, банковские реквизиты): необязательный пункт
   
9. Дополнительная информация: всё, что вы считаете важным.

Анкета для новых клиентов принципиально отличается единственным пунктом: нужно будет указать имя почтового ящика, который станет первым в домене первым и получит права администратора.

Мы полностью берём на себя взаимодействие с Google, а к вам возвращаемся с предложением по тарифу, стоимостью и запросом на маркер переноса:

Подробнее о маркере переноса можно почитать здесь, это совсем не сложно!

На этом этапе у вас есть возможность обсудить все волнующие вас нюансы, связанные с форматом оплаты, документами и т.д. Здесь же нужно будет выбрать формат подписки, которая бывает:

• годовой: выходит дешевле, но на условиях предоплаты и без возможности отмены, а также сокращения количества лицензий
  
  
• гибкой: помесячная тарификация с постоплатой, можно сокращать количество лицензий, стоит на 20% дороже

Нашим преимуществом является возможность в ряде случаев разбить годовые подписки наших клиентов на помесячные платежи.

Если вы переходите от другого реселлера, то глобально для вас не ничего не меняется. Если же вы создаете новую корпоративную почту, то вы получаете реквизиты для доступа в админку, где вас ждёт пошаговая инструкция по началу работы с Google Workspace.

О чём важно не забыть на данном этапе, если вы новый пользователь:

В админке Google Workspace перейдите в «Управление доменами», указанный ранее в анкете домен уже добавлен, и его требуется только подтвердить:

Мы рекомендуем использовать способ подтверждения домена через добавление TXT записи в DNS.

Подробнее почитать об этих шагах можно здесь.

Для этого нужно зайти в админку сайта регистратора, у которого вы покупали домен, а уже там найти раздел с настройками DNS. Нужный вам пункт меню может называться «Настройки DNS», «Управление DNS», «Настройки почты», «Расширенные настройки» и так далее. Инструкции для некоторых регистраторов доступны здесь.

Далее нужно удалить MX-записи, не связанные с Google:

Затем создаём новую запись и заполняем поля следующим образом:

• Тип записи: MX
  
• Name (Название), Host (Хост) или Alias (Псевдоним): указываем @. Если возникает ошибка, оставляем эти поля пустыми
  
• Value (Значение), Answer (Ответ), Destination (Целевой URL) или Server (Сервер): smtp.google.com
  
• TTL: 1 hour или оставляем значение по умолчанию.
  
• Priority (Приоритет): 1
  
  

Рекомендуем ставить точку после .com во избежание ошибок. Наконец, возвращаемся в инструмент настройки Workspace и нажимаем «Активировать Google» в самом низу. Если вы закрыли вкладку с ним, повторно запустить его можно по ссылке.

SPF предотвращает попадание ваших исходящих писем в спам, а также защищает вашу электронную почту от попыток отправлять нежелательные рассылки от имени вашей компании. Подробная инструкция о том, как добавить эту запись, размещена здесь.

Обратите внимание, что если вы уже используете какой-то иной почтовый сервис и осуществляете переход на Google Workspace с него, то у вас уже наверняка есть SPF-запись. В этом случае лучше обратиться в нашу службу поддержки.

Это еще один, более современный инструмент защиты от спама, спуфинга и фишинга. Добавляется также в админской консоли, с подробной инструкцией по ссылке.

В консоли администратора проделываем следующий путь: Приложения → Google Workspace → Gmail → плашка «Аутентификация электронной почты»

После выбора домена, визард создаст текстовую строку, которую будет необходимо разместить в DNS аналогично тому, как вы делали на этапе подтверждения домена и создания записи SPF.